Ein Projektbericht wird in der Regel geschrieben, um die Zielgruppen über den allgemeinen Status des Projekts zu informieren. Dazu gehören Geschäftsführer, Fachbereichsleiter, Kollegen, etc. – also das Fachpublikum, das sich in der Regel keine tiefe Fachkenntnisse über das Objekt des Berichtes hat. Ein Projektbericht muss im Idealfall das Interesse des Lesers einzufangen und zu halten, verständlich Informationen vermitteln und als Entscheidungsgrundlage für weitere Prozesse dienen. Wichtig ist dafür, dass die zentrale Botschaft wie ein roter Faden durch den gesamten Bericht zieht. In diesem Artikel beschreiben wir, wie Sie einen guten Projektbericht verfassen und geben Tipps, wie Sie gute Texte schreiben. Im ersten Schritt schauen wir uns an, welche Ziele ein Projektbericht erfüllt.
Wenn Sie einen Projektbericht verfassen, dann sollten Sie alle relevanten Informationen berücksichtigen: Von Zielen über Zwischenergebnisse bis zu Kosten- und Ressourcen-Kontrolle
Inhalt
Welche Zwecke hat ein Projektbericht?
Projektberichte schreiben gehört zu den Aufgaben eines Projektleiters. In der Regel wird ein Projektbericht zum Projektende oder nach Abschluss bestimmter Projektstufen geschrieben. Er enthält nach DIN 69901 die „zusammenfassende, abschließende Darstellung von Aufgaben und erzielten Ergebnissen, von Zeit-, Kosten- und Personalaufwand sowie gegebenenfalls von Hinweisen auf mögliche Anschlussprojekte.“
Zu den wichtigsten Zielen eines Projektberichtes gehören:
- Aktuelle Informationen über den Stand des Projektes und in Bezug auf den Projektfortschritt zu liefern
- Probleme rechtzeitig anzusprechen um diese unverzüglich anzugehen
- Mögliche Gründe für Änderungen und Anpassungen am ursprünglichen Plan für das Projekt zu dokumentieren
- Kosten im Blick zu behalten
- Eine Entscheidungsgrundlage vorzubereiten
- Sowohl Teamleistungen als auch individuelle Beiträge zu dokumentieren
- Eine einheitliche Kommunikation im Laufe der Projektabwicklung zu dokumentieren
Aufbau eines Projektberichtes
Wenn Sie einen Projektbericht verfassen müssen, dann sollten Sie folgende Abschnitte in den Text mitaufnehmen.
Zusammenfassung
Dieser Teil des Projektberichts liefert eine allgemeine Zusammenfassung davon, wie das Projekt voranschreitet, ohne ins Detail zu gehen. Das Ziel ist es dem Leser das Status Quo in wenigen Worten zu vermitteln. Wenn der Geschäftsführer keine Zeit hat, den gesamten Bericht gründlich zu lesen, muss er in der Lage sein, sich durch diese Zusammenfassung das Bild vom aktuellen Status des Projekts zu machen.
Fakten zum Projektfortschritt
Der Projektbericht muss vollständige Informationen über die Erfolge, das Einhalten (oder Nicht anhalten) der Zeitpläne und die Zwischenergebnisse liefern. Wurden die gesetzten Ziele erreicht? Entsprechen die Zwischenergebnisse den gesetzten Zielen? Diese Infos dienen als Standard für das Projektfortschrittsmanagement.
Gesetzte Ziele und tatsächliche Erfolge
In diesem Teil des Projektes geht es darum die erreichten Ziele dem Plan gegenüber zu stellen. Es sollte ein Vergleich liefern zwischen dem, was tatsächlich erreicht wurde, und dem, was zu diesem Zeitpunkt des Projekts erreicht worden sein sollte. Es sollte der Zielgruppe mitteilen, ob das Projekt auf dem richtigen Weg ist und wie stark die Abweichungen von dem ursprünglichen Plan sind.
Welche Ziele wurden im Projekt erreicht und welche nicht?
Analyse und Reportings
Wenn die gesetzten Ziele nicht erreicht werden konnten, sollte eine Analyse durchgeführt werden: Was bedeutet das für das Projekt insgesamt? Welche Auswirkungen werden davon in der Zukunft wichtig? Die Gründe für solche Unterschiede müssen ebenfalls im Bericht angegeben werden.
Überblick über die Maßnahmen
Welche Schritte hat das Projektteam unternommen, um die Abweichungen zu beheben? In diesem Teil sollte ausgeführt werden, was genau gemacht wurde, um die Probleme zu lösen, die aufgetreten sind. Hier sind auch Ergebnisse aufzuführen, die in Zusammenhang mit diesen Schritten erwartet werden.
Risiken und Probleme
Der Bericht sollte alle Probleme und Herausforderungen enthalten, mit denen das Team konfrontiert war, und was sie getan haben, um sie zu lösen. Der Projektbericht sollte auch die Leser über die aktuellen Risiken für das Projekt informieren.
Ressourcen
Wie viel Geld wurde verbraucht? Wie viel Zeit hat die Umsetzung dem Team bis jetzt gekostet? Wurden zusätzliche Ressourcenquellen in Anspruch genommen? Der Stand der Ressourcennutzung muss auch im Projektbericht angegeben werden. Es sollte zeigen, wie Zeit und vor allem Geld im Projekt verbraucht wird. Hier ist es wichtig auch Prognose zu machen, ob im weiteren Projektablauf weitere Ressourcen gebraucht werden, die in der ursprünglichen Planung nicht berücksichtigt wurden.
Budget
Ebenso wie die Ressourcen ist es auch wichtig, die finanziellen Aspekte des Projekts darzustellen, insbesondere die Verwendung des Budgets. Die Interessengruppen möchten wissen, ob das Projekt innerhalb des Budgets liegt oder nicht. Ein heikler Punkt, der besonders dann berücksichtigt werden muss, wenn das Budget erhebliche Abweichungen aufweist.
Zeitplan
Geben Sie an, ob das Projekt innerhalb der erwarteten Fristen ausgeführt wird, und geben Sie Gründe dafür an, falls dies nicht der Fall ist. Dies ist wichtig, da Verzögerungen oder Erweiterungen des Plans zusätzliche Kosten und Ressourcen verursachen. Darüber hinaus muss der Bericht auch die erwarteten Meilensteine oder Erfolge für den nächsten Projektbericht enthalten.
Lesetipp: Zielgruppendefinition für die Marketingstrategie
Fügen Sie Grafiken und Bilder zu Ihrem Projektbericht hinzu
Praktische Tipps für die Texterstellung
- In der Kürze liegt die Würze – Fassen Sie sich kurz. Entscheider haben selten Zeit, um lange Berichte zu lesen.
- Strukturieren Sie Ihren Projektbericht klar und einfach. Verwenden Sie Grafiken, Statistiken und andere visuelle Hilfen, um den Text zu verdeutlichen.
- Regelmäßige Reportings vermitteln das Gefühl, das Projekt im Griff zu haben und dokumentieren das Geschehen lückenlos.
- Orientieren Sie sich bei der Texterstellung an die W-Fragen: Wer hat, wo und wann bei was geleistet. Damit vergessen Sie keine wichtigsten Details und können Ihren Text auf das Wesentliche reduzieren.
- Punkten Sie mit klarer Sprach und einfachen Sätzen. Vermeiden Sie dafür soweit es geht detaillierte technische Erklärungen und Fachbegriffe.
- Verwenden Sie Begriffe einheitlich, damit Sie Ihre Leser (die wahrscheinlich selbst keine Spezialisten sind) nicht durcheinanderbringen.
- Vermeiden Sie Passiv: statt „Es wurde vorgeschlagen“ – „Ich habe vorgeschlagen“
- Sorgen Sie für einen leichten Lesefluss. Dafür vermeiden Sie Nominalstil: Statt „Es kam zu Verzögerung; Wir haben eine Entscheidung getroffen“ lieber „Das Projekt verzögerte sich; wir haben entschieden“
- Verwenden Sie nach Möglichkeit Begriffe, die Ihr Leser (Chef, Bereichsleiter) versteht (oder selbst bevorzugt)
- Arbeiten Sie nach dem Vier-Augen-Prinzip: Lassen Sie jemanden aus Ihrem Team den Text durchlesen, lassen sie Fehler ausbessern und Inhaltliche Anmerkungen zu machen. Um sicher zu sein, dass der Texte verständlich ist, lassen Sie ihn von einem Kollegen aus einer anderen Abteilung durchlesen.
Noch ein Tipp zum Schluss: Wenn Sie einen Projektbericht verfassen, dann speichern Sie eine neue Version Sichern Sie nach größeren Arbeitsschritten eine Kopie Ihres Projektberichtes ab. Nichts ist ärgerlicher, als wenn Sie stundenlang arbeiten und Ihre Datei verschwindet oder unbrauchbar gemacht wird. Zwar lassen sich Dateien oft reparieren, aber Sie können dadurch kostbare Zeit verlieren.
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Olga Ziesel ist leidentschaftliche Texterin und Expertin für Pressearbeit. Sie bloggt regelmässig auf Text-Center.com und im Blog der Webagentur Awantego.
