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Online-Dokumentenmanagement – ein Erfahrungsbericht

Was ist nur im Büro nebenan anders als bei mir??

Wer kennt es nicht, das Chaos und die Papierstapel auf und um den Schreibtisch. Diese lösen bei mir bereits wenn mein Arbeitsplatz in Sichtweite kommt Schweißausbrüche aus. Wo fange ich an? Wie soll ich das nur alles schaffen..?? Da hat mir doch schon wieder jemand etwas ganz noch oben auf den Aktenberg gepackt!! All diese Gedanken und noch eine ganze Reihe an Begriffen die ich hier nicht nennen möchte schießen mir häufg beim Anblick meines Arbeitsplatzes durch den Kopf. und immer wenn ich denke ich bin auf einem guten Weg, den Schreibtisch leer zu bekommen kommen von irgendwo neue Aktenstapel her.

Und dann gibt es meine Kollegin im Büro gegenüber. Eigentlich hat sie bestimmt mindestens genauso viel auf dem Tisch wie ich – zumindest arbeiten wir im selben Bereich mit ähnlichen Aufgaben. Aber: ihr Schreibtisch ist immer leer. Fast schon klinisch. Nie sehe ich sie in Papierbergen wühlen auf der Suche nach einem Dokument und dennoch scheinen ihr alle notwendigen Informationen vorzuliegen, die sie zum Arbeiten braucht.

Immer wieder blinzel ich verunsichert in ihr Büro, wenn ich auf dem Flur daran vorbeilaufe, in der Hoffnung auch hier diese vertrauten Bilder von Papierbergen, Mappen, gefüllten Klarsichthüllen und offenen Leitz-Ordnern zu erblicken. Aber Fehlanzeige, ich finde immer nur diesen aufgeräumten Anblick vor – und dennoch erledigt sie ihre Arbeit mit Hochdruck und Erfolg. Das lässt mir keine Ruhe. Heute beim Mittagessen werde ich da mal vorsichtig anklopfen, wie sie diese Ordnung hinbekommt.

Dokumente digitalisieren und online abspeichern ist das Geheimnis

Weniger unauffällig als eigentlich geplant konnte ich meiner Kollegin beim Mittagessen einige sehr aufschlussreiche Anworten entlocken. Sie arbeite mit einem Online-Dokumenten-Management. Das heißt alle Dokumente, Dateien und Bilder werden digital abgespeichert und das nicht auf ihrem PC sondern online. Hierfür nutzt sie eine Lösung namens docuplus. Ihre Motivation so zu arbeiten ist allerdings entgegen meines ersten Eindrucks nicht der immer leere und ordentliche Schreibtisch (und auch nicht mich damit zu ärgern), oder die Papierressourcen und Toner zu schonen – dies sind beides aber durchaus positive Nebeneffekte. Der wirkliche Grund ist die Tatsache, dass Frau Steinle viel von zuhause aus arbeitet. Es gab wohl oft Dokumente und Informationen, die sie benötigt hätte, aber nicht aus dem Büro mitgenommen hatte. Durch die Nutzung von docuplus kann sie nun von überall und von jedem internetfähigen Gerät auf alle Dokumente zugreifen, und das zu jeder Zeit. Auch ihre Urlaubsbilder und privaten Unterlagen sichert sie auf diese Weise und ist total begeistert. So richtig vorstellen konnte ich mir das dennoch nicht, schließlich notiere ich mir während eines laufenden Projektes auf meinen Ausdrucken elementare Zusatzinformationen und kann aufgrund der Höhe des Aktenstapels auf Anhieb erkennen, was ich alles noch zu tun habe.

Die Vorteile einer online Datensicherung

Laut Frau Steinle hat diese Form des Archvierens ausschließlich Vorteile: Die Umwelt wird geschont, da wesentlich weniger gedruckt wird, und dadurch werden im Unternehmen Ressourcen eingespart, sei es beim Papierverbrauch oder bei der Lebensdauer einer Tonerkartusche für den Drucker. Ein ebenfalls positiver Effekt ist, dass durch die Online-Archivierung deutlich weniger Akten angesammelt werden und dadurch weniger Lagerplatz im Archiv benötigt wird – und natürlich auf dem Schreibtisch (um mein Ausgangsanliegen nicht zu vergessen :)). Selbstverständlich gibt es trotz eines Online-Archivs Dokumente und Akten, die man in Papierform zusätzlich aufbewahren muss. Verträge, beglaubigte Kopien und Urkunden – ganz ohne Aktenmappen oder Ordner geht es wohl doch nicht. Aber sichert man diese Dokumente ebenfalls im Online-Speicher, so hat man sogar eine redundante Speicherung der wichtigsten Unterlagen. Sollte also der Keller überflutet werden, oder ein Feuer im Büro ausbrechen, so hat man dennoch von allen Unterlagen eine digitale Sicherung. Das ist sicher sowohl im Beruf als auch im Privatleben ein Argument, dem man sich nur schwerlich entziehen kann. Jetzt komme auch ich langsam ins Nachdenken ob sich diese Investition nicht doch eventuell lohnen könnte.

Vollständig unabhängig vom Aufenthaltsort hat man, sobald Internetzugang vorhanden ist, sicheren Zugriff auf alle Dokumente und Daten die man benötigt, von jedem Gerät und von überall auf der Welt in Echtzeit. Defintiv etwas was Arbeitsprozesse deutlich beschleunigen und erleichtern kann. Zudem kann man auch an Kollegen Berechtigungen vergeben, so dass diese auf bestimmte Ordner ebenfalls zugreifen können. Ein Faktor der die Teamarbeit deutlich erleichtert, vorallem dann wenn die einzelnen Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten, im Homeoffice oder auf Reisen sind – mit dem Online-Dokumentenmanagement von docuplus ist das alles kein Problem.

Projekte einfach online managen

Im Projektmanagement und bei der Zusammenarbeit mit externen Partnern und internen Kollegen entsteht oft eine wahre E-Mail-Flut, dieses wird noch benötigt und jenes Dokument hin und her geschickt. Auch hier kann ein Online-Archiv extrem nützlich sein. docuplus lässt sich nämlich auch als Projektraum einsetzen, für den man in unterschiedlichen Stufen Berechtigungen vergeben kann. So kann jeder, der in das Projekt involviert ist, genau auf die für ihn freigegebenen, relevanten Objekte zugreifen. Es müssen keine großen Datenmengen per E-Mail verschickt werden, da jeder auf alle relevanten Dokumente Zugriff hat im Online-Speicher. Einfach und unkompliziert.

Aber was ist mit der Sicherheit?

Aber wo liegen unsere Dokumente denn dann? Wo werden diese gespeichert und was ist, wenn sich da ein Hacker Zugriff verschafft? Auch hier kann mich meine Kollegin überzeugen. Die Speicherung erfolgt auf modernen Servern in deutschen Rechenzentren – also liegen unsere Projekte nicht irgendwo im Ausland auf alten, rauchenden Servern ohne Sicherheitsvorkehrungen.

Spätestens jetzt hatte ich meine Entscheidung getroffen – das teste ich auch! Und so sieht mein Schreibtisch inzwischen aus:

Man bin ich stolz auf mich. Dank docuplus arbeite ich nun an einem leeren Schreibtisch und unsere internen Abläufe sind auch wesentlich einfacher und runder geworden. Testet es selbst, es gibt sogar die Möglichkeit das Produkt kostenlos zu testen und sich von den Vorteilen zu überzeugen, die ein Online-Dokumenten-Management mitbringt.