Newsletter Knigge – So schreiben Sie E-Mails mit Niveau

Aufdringliche Newsletter, die dem Leser etwas verkaufen wollen, sind nervig und führen nicht zum Erfolg. Bestenfalls werden sie ignoriert oder Abonnenten melden sich ab. Gut geschriebene Texte, die einen richtigen Ton haben, tun der Kundenkommunikation gut. Sie haben für die Leser einen Mehrwert und helfen dem Absender besser in Erinnerung zu bleiben. Damit Ihre Newsletter positive Gefühle bei Ihren Lesern schaffen, achten Sie auf die folgenden Regeln der Newsletter Knigge.

Eine richtige Ansprache ist das A und O  

Eine gute E–Mail beginnt mit der richtigen Ansprache. Ob informelles „Hallo“, ein persönliches „Liebe/R Frau/Herr“ oder eine offizielle Ansprache – in unserem Artikel finden Sie die richtigen Anreden für jeden Anlass

Auf die Tonalität achten

Darf ein Newsletter ein Stück frecher klingen? Darf man bei Empfängern Schuldgefühle wecken? Alle Newsletter Ratgeber sind sich einig – eine gute geschriebene E-Mail muss positiv formuliert sein, darf bei den Lesern keine negativen Gefühle auslösen und muss höfflich formuliert werden und nicht die Grenzen überscheitern. Doch die Praxis zeigt, dass gerade frech formulierte E-Mails, Nachrichten, die bei Empfängern Gefühle wie Angst wecken, haben eine höhere Konversionsrate.

Wie weit man mit seinen Texten geht – das kann man nur dann sagen, wenn man seine Zielgruppe kennt. Doch allgemein gilt – die meisten von uns bekommen mehrere Duzend  E-Mails am Tag. Kein Mensch liest alle E-Mails durch. Selbst E-Mails, die wir erwarten und die wir mit positiven Nachrichten verbinden, überfliegen wir meistens schnell. Eine langweilige E-Mail geht einfach unter. Dringlichkeit vortäuschen, Formulierungen verwenden, Druck auf die Leser ausüben – das kann durchaus sinnvoll sein, aber nur wenn das in Maßen eingesetzt wird.

Auf die formale Richtigkeit achten

Kritik, Rechtschreibfehler und falsche Informationen (ja, manche Absender vergessen tatsächlich ihre Kontaktdaten zu erwähnen oder machen Fehler bei der Ansprache ihrer Absender). E-Mails, die solche grobe Fehler enthalten, wirken unprofessionell und wecken keinen guten Eindruck. Zum guten Ton gehört eine fehlerfreie Ansprache und ein fehlerfreier Text. Wenn die E-Mail Adresse max.mustermann enthält, dann sollte man achten, dass die Mail nicht mit „Sehr geehrte Frau Müller“ anfängt.

Lohnt es sich Ihre Mail zu lesen?

Schön für Sie, wenn Sie eine tolle Idee für die Eigenwerbung haben. Doch hat Ihr Leser auch was von dieser Info? Verwenden Sie nützliche Aufhänger, schicken Sie interessante Infos mit und prüfen Sie immer, ob Leser wirklich etwas davon haben, wenn sie Ihre Newsletter lesen.

Den Lesefluss erleichtern

Ob grelle Bilder, schlecht lesbare Schriften, Blockschrift und lange Textwüsten – alles, was unser Auge überfordert, ist bei Newslettern Tabu. Je besser der Text strukturiert ist, desto einfacher ist es für die Leser. Zwischenüberschriften helfen beim Screening und sollten daher wichtige Informationen enthalten.  

Keine lange Reden

Und keine lange E-Mail-Anhänge. Sie verstopfen die Mailbox Ihres Empfängers und sind oft überflüssig. Zusätzliche Informationen sollte man per Download-Link zuschicken.

Auch der Text sollte kurz gefasst werden. Am besten nach dem Schreiben beiseitelegen und am nächsten Tag noch mal Korrektur lesen. Wenn man sich dabei bei jedem Satz fragt, ob er wirklich informativ ist, wird man schnell feststellen, dass der Text deutlich gekürzt werden kann.

Das Vier-Augen Prinzip vor dem Versand

Falscher Stil, Tippfehler, Layout Probleme  – schon wenige Unstimmigkeiten können Unmut bei Lesern verursachen. Doch die meisten Fehler kann man leicht vermeiden. Dafür muss man sich einfach die Lage der Leser versetzen. Wer die Wirkung seiner E-Mails prüft, ist immer auf der sicheren Seite. Und auch wenn man mit einem Text niemals allen Empfängern recht machen kann, hilft das sehr gut grobe Fehler zu vermeiden.