Kaum ein Online Händler kommt heutzutage an dem Thema „Produktdaten“ vorbei. Produktdaten sind Informationen, die jeder Käufer braucht, um eine Kaufentscheidung zu treffen. Sie entscheiden darüber, wie schnell der Kunde das Produkt im Internet findet und wie gut der Online Shop Betreiber automatische Funktionen seines Shops nutzen kann. Gute Produktdaten sind zudem in Bezug auf die automatische Erstellung von Produktbeschreibungen unabdingbar.
Als Content Agentur mit dem Schwerpunkt automatic unique Content bekommen wir viele Anfragen von E-Commerce Betreibern, die aus ihren Produktdaten Texte erstellen möchten. Wir stellen dabei immer wider fest, dass die Qualität der Produktdaten recht schlecht ist. Das führt dazu, dass manche Projekte deswegen nicht umgesetzt werden können. Denn gut strukturierte Daten sind entscheidend für die Texterstellung.
Warum das so ist und wie Sie Ihre Produktdaten verbessern können, erklären wir in diesem Artikel.
Inhalt
Warum brauchen Sie unbedingt gute Produktdaten?
Ohne gute Produktdaten verschenken E-Commerce Betreiber nicht nur wichtige Wettbewerbsvorteile. Sie schaden ihrem Online Shop oder ihrer Online Plattform nachhaltig. Erst wenn sie über gut strukturierte Daten verfügen, können sie ihre Kunden gut informieren. Der Verkaufserfolg hängt maßgeblich davon ab, ob der Kunde alle Produktinformationen findet, die er braucht um eine Kaufentscheidung zu treffen.
Gepflegte strukturierte Daten verbessern außerdem das Ranking und die Auffindbarkeit der Produkte im Internet. Die Nutzung von Amazon oder Google Shopping ist ebenfalls auf guten Daten basiert. Das bedeutet, ein Produkt kann nur dann gelistet werden, wenn es ausführlich beschrieben wird.
Wenn Sie Ihre Produktdaten gut pflegen und diese immer auf dem aktuellen Stand sind, dann funktionieren auch die Optionen wie Suche, Filter oder Empfehlungen im Online Shop einwandfrei. Ein Shop System kann Produkte erst dann einer bestimmten Kategorie zuordnen, wenn die entsprechenden Ausprägungen der Merkmale im Datenblatt ausgefüllt sind.
Gut gepflegte Produktdaten liefern noch einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Gut strukturierte Daten können als Grundlage für die automatische Erstellung von Produktbeschreibungen dienen. Das bedeutet, wenn Ihre Produktdaten gut strukturiert und gut gepflegt sind, dann können Sie mit Hilfe einer Textsoftware per Knopfdruck einzigartige Texte generieren. Wie genau das funktioniert, finden Sie in unserem Artikel „Automatische Textgenerierung – natürliche Texte aus Daten“.
Gepflegte strukturierte Produktdaten verbessern außerdem das Ranking und die Auffindbarkeit der Produkte im Internet.
Jede Automatisierung in einem Online Shop braucht gute Produktdaten.
Ohne Produktdaten gäbe es keinen Online Handel: Im Gegensatz zum stationärem Handel gibt es online keine Verkäufer, die die Kunden beraten können. Alle Informationen, die ein Kunde braucht, findet er in Produktbeschreibungen und Produktdaten. Deshalb ist der E-Commerce auf die Daten angewiesen. Ob Marktplätze oder Online Shops – enorme Datenmengen gehören zum Online Alltag dazu. Manuell sind diese Daten unmöglich zu bewältigen. Darum gibt es für die Verwaltung, Verarbeitung und die Analyse von Produktdaten zahlreiche Software und E-Commerce Lösungen. Dazu gehören PIM Systeme, Shopsysteme, Product-Lifecycle-Management Systeme, ERP Systeme (Enterprise Ressource Planing) uvm.
Doch damit diese Systeme gut funktionieren, müssen die Daten eine gute Qualität haben. Jede automatische Lösung braucht gute Produktdaten. Denn jede Software ist auf bestimmte Daten angewiesen. Wenn Sie zum Beispiel Produktempfehlungen in Ihrem Online shop nutzen möchten, dann müssen Sie dem System mitteilen, zu welcher Kategorie welches Produkt zählt. Sonst kann die Software die Produkte nicht richtig zuordnen und wird sie dem Kunden bei der entsprechenden Suchanfrage gar nicht anzeigen. Deshalb müssen Ihre Produktdaten korrekt, vollständig und aussagekräftig sein. Zudem sollten sie für die jeweiligen Zielgruppen ansprechend sein und für mehrere Kanäle einsetzbar. Schließlich müssen Online Händler damit mehrere Projekte durchführen – zum Beispiel die automatische Texterstellung, Projekte zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit und Customer Journey, uvm.
Die Anforderungen an die Produktdaten sind hoch. Wenn ein Datensatz zum Beispiel drei Produkte enthält: Pullover aus Merinowolle, weiss; weisser Pullover (Merinow.) und Pullover, Merinowolle, weiß – dann verstehen wir, dass es um das gleiche Produkt handelt. Für die Computer ist das aber nicht eindeutig. Für viele Projekte sind einheitlich gepflegte Daten ein Muss. Nur wenn diese einheitlich sind, können Computer diese Daten lesen.
Duplikate sind bei Produktdaten keine Seltenheit. Diese kommen zustande, wenn man beispielsweise zwei Datenbestände zusammengeführt hat, die vorher auf unterschiedliche Weise geführt wurden. Oder wenn sich mehrere Personen um die Datenpflege gekümmert haben. Damit die Datenverwaltung effektiv funktioniert und die Daten auch langfristig eine gute Qualität haben, müssen Unternehmen ihr Produktdatenmanagement überdenken.
So erhöhen Sie die Qualität Ihrer Produktdaten
Legen Sie fest, wer für die Datenpflege zuständig ist
Wie bekommen Sie die richtigen Produktdaten? Legen Sie fest, wer im Unternehmen für diese Arbeit zuständig ist. Diese Personen sollten nicht nur dafür sorgen, dass die Daten, die geliefert werden, über eine hohe Qualität verfügen, sondern müssen auch kontrollieren, dass die gelieferten Daten richtig zusammengeführt werden.
Verwalten Sie Ihre Daten zentral
Eines der größten Probleme der Online Händler ist, dass sie zahlreiche Daten haben. Sie kommen aus unterschiedlichen Quellen, werden auf unterschiedliche Arten gepflegt und sind oft deshalb nicht einheitlich. Um Dopplungen, Fehler oder Lücken auszuschließen, sollten Sie Ihre Daten zentral verwalten. Zum Beispiel in einem PIM System. Holen Sie dafür alle Zuständigen an einen Tisch – nicht nur die Produktmanager, sondern auch ITler, Vertriebler, Einkäufer, Marketing-Zuständigen, Grafiker –also alle, die mit dem Sammeln und der Aufbereitung von Daten zu tun haben.
Veredeln Sie Ihre Produktdaten
Je mehr Informationen Sie Ihren Kunden anbieten, desto besser können Sie Ihre Produkte verkaufen. Dafür brauchen Sie ausführliche Produktinformationen. Sie helfen jedes Produkt zur einen bestimmten Suchanfrage zuzuordnen und unterstützen Ihre Kunden beim Treffen von Kaufentscheidungen. Reichern Sie Ihre Produktdaten mit ergänzenden Fotos, Videos, Herstellerdaten, Keywords und Texten an – damit liefern Sie wichtige Verkaufsargumente und stärken die Kaufentscheidung bei Ihren Online Shop Besuchern.
Kategorisieren Sie Ihre Daten eindeutig
Wenn Sie zusätzlich mit externen Handelspartnern zusammenarbeiten, dann sollten Sie bedenken, dass die Datenverwaltung der Vermarktungspartner anders funktioniert und die Produktkategorien, die Sie in Ihrem System erfasst haben, für die IT Systeme Ihrer Partner nicht immer kompatibel sind. Damit Ihr Datenfeed eine gute Qualität hat, muss jedes einzelne Produkt einer Kategorie zugeordnet sein. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Produkte immer eindeutig kategorisiert werden können.
Schaffen Sie eine klare Struktur für alle Varianten eines Produktes
Wenn ein bestimmtes Produkt in mehreren Farben oder Größen erhältlich ist, sollte das auch in Ihrem System erkennbar sein. Insbesondere wenn Sie Ihre Produkte auf Amazon oder über Google Shopping verkaufen, dann müssen Sie kennzeichnen, dass es um ein und dasselbe Produkt mit unterschiedlichen Ausprägungen geht. Sonst werden diese Produkte als Dopplungen erfasst.
So pflegen Sie Ihre Produktdaten
Produktdaten müssen strukturiert, vollständig und für alle Kanäle verfügbar sein.
Produktdatenpflege ist ein aufwendiger und komplizierter Prozess. Um Ihre Produktdaten optimal zu verwalten, müssen Sie nicht nur den optimalen Ort dafür finden (PIM System, Shopware, etc), sondern auch das mit vielen Verantwortlichen absprechen: Produktmanagern, SEO- und Marketingverantwortliche, etc. Das führt oft dazu, dass die Bereitstellung von Daten viel Zeit in Anspruch nimmt. Werden im Online Shop oft neue Produkte eingeführt, kann die Datenaufbereitung richtig lange dauern.
Das Datenmanagement wird immer dann komplizierter, wenn gleich mehrere Hersteller ihre Produktdaten in mehreren Sprachen liefern. Damit die Daten immer auf dem aktuellen Stand sind, sollten Sie den Herstellern den Zugang zu Ihrem System ermöglichen, damit sie die Produktdaten immer automatisch aktualisieren können. Wenn Sie mehr zum Thema Mehrsprachigkeit in Online Shops erfahren wollen, lesen Sie unseren Text Mehrsprachige Produktbeschreibungen: Übersetzen oder neu schreiben?
Für viele E-Commerce Unternehmen stellt die Datenaufbereitung immer dann eine große Herausforderung dar, wenn man die Daten vorher an unterschiedlichen Orten in der Firma verwaltet hat. Zum Beispiel führen viele Online Händler nur ihre Stammdaten im ERP-System, die Produktpreise pflegen sie im Warenwirtschaftssystem und die Artikelbeschreibungen erstellen sie direkt im Shopsystem. Das verhindert schlanke Prozesse im Unternehmen und führt oft dazu, dass die Qualität der Produktdaten maßgeblich leidet. Mit Hilfe eines PIM Systems (Product-Information-Management-System) können sie das Problem lösen, da sie damit eine zentrale Stelle für alle ihre Produktdaten einrichten. Auch wenn die Einführung eines PIM Systems mit viel organisatorischer Arbeit verbunden ist, bietet es eine große Hilfe für die Firmen. Wichtig ist es dabei zu klären, wer im Unternehmen für welche Produktdaten zuständig ist? Welche Verantwortlichen in der Firma haben das Mitsprache-Recht? etc.
Vier Wege für die Datenpflege
Produktdatenpflege gehört zu den wichtigsten Aufgaben der E-Commerce Betreiber. Spätestens wenn sie ein neues Online Projekt planen (z.B. Einführung des Online Shops im Ausland), müssen die Produktdaten auf dem neusten Stand sein. Wie Sie Ihre Datenpflege eingehen, hängt von vielen Faktoren ab. Darunter die Ziele, die Sie verfolgen. Um Lücken, Dopplungen und Fehler bei Produktdaten zu vermeiden empfiehlt man zwar immer eine zentrale Datenverwaltung, doch in der Realität bevorzugen manche Unternehmen oft differenzierte Wege. Wir beschreiben die typischen vier Varianten der Datenpflege.
Der Online Shop Betreiber pflegt seine Produktdaten im ERP-System. Diese werden über eine Schnittstelle in den Online Shop übertragen.
Da die meisten Online Shops ein ERP System haben, ist diese Möglichkeit der Datenpflege für die meisten am einfachsten. Solange das System dafür geeignet ist. Sonst muss das System angepasst werden, was meistens mit viel Aufwand verbunden ist.
Nur die Kerndaten werden im ERP System erfasst, alle weiteren (Artikeltexte, Bilder, Videos etc.) werden direkt im Shopsystem bearbeitet.
Solange der Online Shop wenige Produkte hat, ist diese Methode sinnvoll. Sobald das Sortiment aber größer wird, wird das Einpflegen von Daten aus mehreren Quellen kompliziert und aufwendig.
Die Produktdaten werden direkt im Online Shop verwaltet.
Die Daten sind in diesem Fall über interne Artikelnummer mit dem ERP-System verbunden.
Die Produktdaten werden im PIM-System gepflegt, welches mit dem ERP-System und dem Online Shop verknüpft ist.
Ein PIM System ist besonders für aufwendige Projekte und mehrsprachige Online Shops gut geeignet. Seine Einführung ist aber immer mit großem Aufwand verbunden.
Bringt ein PIM System immer Ordnung in Ihre Produktdaten?
Der wichtigste Vorteil eines PIM Systems ist, dass es eine zentrale Anlaufstelle darstellt, die als Schnittstelle ERP, Warenwirtschaft, Content-Management und Shopsystem agiert. Es bringt die Daten so zusammen, dass diese für verschiedene Ausgabekanäle verfügbar sind. Viele Funktionen eines PIM Systems sind bereits in den Shopsystemen enthalten. Doch sobald der Online Shop deutlich mehr Produktdaten enthält, weil der Online Shop Betreiber das Sortiment erweitert hat oder wenn er mehr Funktionen einführen will, dann stoßen Shopsysteme oft an ihre Grenzen. So kann man zum Beispiel Zustatzinformationen wie spezielle Produkteigenschaften, Produktvidoes oder Grafiken besser im PIM System anlegen als in einem Shopsystem oder ERP System. Immer dann, wenn man mehr Aufwand bei der Bearbeitung der Daten hat, sollte man sich über die Einführung eines PIM Systems Gedanken machen.
Doch es ist wichtig zu verstehen, dass ein PIM System niemals eine Erleichterung der Arbeitsabläufe schaffen wird, solange die Prozesse im Unternehmen dafür nicht neu aufgestellt werden. Damit ein PIM System effizient funktioniert, ist es entscheidend alle Mitarbeiter zusammen zu bringen, die am Thema arbeiten und den Prozess so anzulegen, dass die Datenaufbereitung und Pflege effektiv und einfach abläuft. Ob unnötige Freigabeprozesse oder mehrere Datenquellen – der Prozess muss auf jeden Fall im Unternehmen angepasst werden.
Produktdaten: Tipps für die Datenpflege und Datenaufbereitung
- Bei der gleichen Produktkategorie müssen die gleichen Produktmerkmale eingetragen werden. Das hilft dem Kunden die Produkte miteinander zu vergleichen. Zum Beispiel, bei allen Produkten der Kategorie Mantel sollten Informationen wie Obermaterial, Futter, Farbe, etc. enthalten sein.
- Produktdaten sollten immer in den Produktbeschreibungen aufgelistet sein, um einen kurzen Überblick über die wichtigsten Eigenschaften der Produkte zu geben.
- Rechtliche Vorgaben muss man bei jeder Produktkategorie beachten.
- Produktdaten müssen strukturiert sein, um eine Datenbearbeitung und Interpretation zu ermöglichen. Dadurch können Sie zahlreiche Online Shop Funktionen nutzen – z.B. Produkte untereinander verknüpfen und verlinken.
- Produktdaten müssen einheitlich aufbereitet sein. Dazu gehört zum Beispiel die gleiche Schreibweise der Ausprägungen. Zum Beispiel bei Produktgrößen – immer in cm oder mm, Produktgewicht – immer in Gramm oder kg.
- Achten Sie auf Codierungen und Sonderzeichen: Nicht immer können Systeme alle Sonderzeichen unverändert übernehmen, deshalb sollten Sie immer die gängigen Codierungen einsetzen und keine speziellen.
- Der Produktname gehört zur Grundlage der Produktdaten, damit die Kunden dieses Produkt immer finden können.
- Wenn Sie auf Basis Ihrer Produktdaten Artikelbeschreibungen erstellen, achten Sie darauf, dass diese immer unique sind.
Fazit: Strukturierte Produktdaten sind ein Muss
Produktdaten sind entscheidend für den Erfolg im E-Commerce. Ob automatische Produktbeschreibungen, Erstellen von Katalogtexten, Einführung von neuen Shop-Funktionen oder andere digitale Projekte – Shop-Betreiber brauchen fast täglich umfassende, gut strukturierte und schnell verfügbare Produktdaten. Produktdatenmanagement gehört deshalb zur zentralen Aufgabe in den Unternehmen.
Eine gute Produktdaten-Qualität ist entscheidend dafür, ob im Online Shop Funktionen wie Suche, Filter oder Produktempfehlungen betreiben kann. Auch für die gute Auffindbarkeit der Produkte und des Online Shops sind Produktdaten notwendig. Bereiten Sie Ihre Produktdaten vor, damit können Sie viele digitalen Prozesse besser umsetzen. Wenn Sie gute Produktdaten haben, dann können Sie Ihre Kunden viel besser über Ihre Produkte informieren – zum Beispiel indem Sie hochwertige automatische Produktbeschreibungen erstellen. Dafür müssen Produktdaten nicht nur vollständig, sondern einheitlich sein. Das betrifft unter anderem Artikelbeschreibungen, die man aus Daten automatisch erstellen kann.
Damit Online Händler ihre Produktdaten effektiv verarbeiten können und diese für alle relevanten Unternehmensbereiche zugänglich machen können, führen sie PIM Systeme ein.
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Olga Ziesel ist leidentschaftliche Texterin und Expertin für Pressearbeit. Sie bloggt regelmässig auf Text-Center.com und im Blog der Webagentur Awantego.
