Presseeinladung richtig schreiben

Ob Pressekonferenz, Pressefrühstück oder ein Firmenevent – eine gute Presseeinladung ist entscheidend, um die Journalisten auf das Event aufmerksam zu machen. Journalisten bekommen täglich viele Einladungen und können natürlich nicht alle besuchen. Redaktionen werden immer kleiner und haben nur begrenzte Kapazitäten für den Besuch von Veranstaltungen.

Manche Presseveranstaltungen sortieren Journalisten gleich aus. Dazu gehören Buchvorstellungen, Awards, die nur an eine bestimmte Person verliehen werden oder unwichtige Shop-Eröffnungen. Alle Events, die keinen Mehrwert haben oder bei denen eine zugesendete Pressemappe völlig ausreicht, haben keine Chance Journalisten zu gewinnen. Einladen sollte man Journalisten dann, wenn man etwas Besonderes anzubieten hat. Der Lancement eines neuen spektakulären Produkts, eine interessante Persönlichkeit als Redner, eine ausgefallene Location oder ein Thema, aus der Journalist eine Story machen kann.

Ca. zwei Monate vor dem Presseevent sollten sowohl das Thema als auch der Termin des Events fertig stehen (Achtung- immer prüfen, ob am gewünschten Termin bereits andere große Events oder Messen stattfinden). Zudem muss der Verteiler für die Presseeinladung soweit fertig sein. Dazu muss man nach relevanten Medien und Journalisten recherchieren und sich fragen – passt der Event thematisch zum Medium?

So erstellen Sie eine gute Presseeinladung

Eine Presseeinladung hat drei Ziele:

• Die Redaktionen über die Besonderheiten und die Inhalte des Events
• Den Journalisten zeigen, warum sie unbedingt persönlich vorbei kommen müssen.
• Den Journalisten Idee für die Story zu liefern.

Eine Einladung darf nicht zu lang sein und immer einen „Call-to-Action“ enthalten. Ja, auch offline müssen Hinweise mitgeteilt werden, was als nächstes gemacht werden muss. Es können Sätze sein wie:  Bitte teilen Sie uns mit, ob Sie dabei sind. Oder man kann einfach drei Antworten zum Ankreuzen anbieten: Ja, ich komme; Nein, ich kann nicht dabei sein oder Nein, aber senden Sie mir bitte die Pressemappe zu.

In der Regel versendet man noch vor der Einladung eine Ankündigung, in der man auf die kommende Veranstaltung aufmerksam macht und das Datum des Events mitteilt. Eine genaue Location muss zu diesem Zeitpunkt noch nicht bekannt sein, aber das Datum muss auf jeden Fall fest stehen. Mit einem beigelegten Formular sollte man die Journalisten um eine kurze Rückmeldung bieten. Das kann per Fax, Telefon, E-Mail oder WhatsApp geschehen.

Eine Presseeinladung sollte schön gestaltet werden, damit sie schneller auffallen kann, doch eine einfache DinA4 Seite reicht auch völlig aus. Mit passenden Grafiken und einem kurzen knappen Text und einem Rückmeldungbogen  – mehr braucht man für eine Einladung nicht. Denn viel wichtiger ist der Anlas des Events und nicht das Einladungs-Kärtchen.

Es lohnt sich die Einladung per Post zu senden. So kann man besser auffallen, besonders wenn man ausgefallene Umschläge nutzt oder eine ausgefallene Form für die Einladung auswählt (Päckchen, Einladung in der Buchform, etc.). Zudem bleibt so eine Einladung auf dem Schreibtisch liegen und wird nicht so schnell übersehen wie eine Mail.

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Was muss unbedingt auf die Einladung zum Presseevent drauf?

• Ihr Logo und Anschrift
• Das Thema des Events und der Anlass
• Ansprechpartner und seine Kontaktdaten
• Ort, Uhrzeit und die vollständige Anschrift der Location am besten mitten auf dem Blatt, hervorgehoben
• Grafiken, die zum Anlass passen, eine Vorschau vom Produkt (wenn es optisch besonders ansprechend ist)
• Das Programm und die Redner (mit ihren Positionen) sollten auch erwähnt werden, am besten im Fließtext.

Beschreiben Sie das Thema kurz und sprechen Sie besonders den Mehrwert an, den die Journalisten durch die Teilnahme an Ihrem Event bekommen werden. Es sollte für die Journalisten klar sein, dass sie etwas sehen und erleben werden, was sie nicht in der Pressemappe finden können. „Mit allen Sinnen erleben“ – das bieten Presseevents meistens an und die Einladung kann Hinweise enthalten, was Journalisten selbst ausprobieren können – z.B. eine Maske mit Sofort-Effekt oder eine Sauce, die in weniger als einer Minute zubereitet werden kann.